Notion可以透過多種方式幫助我們建構資料庫的內容。
我們可以組織、標記、分類、過濾、搜索、查看和利用它來完成工作。
Database basics
通過以下三點可了解NOTION DATABASE的特點
- 可自定義的屬性
可添加屬性欄位(如日期、人物、本文、鏈結等)對資料庫的內容作更多標記及擴充。
對於此資料庫中的每個項目 屬性都會顯示其狀態、類型、創建者和創建時間。
- 同一份資料可以切換TABLE、BOARD、LIST、CALENDER與GALLERY等不同的視角來檢視其內容。
- 每個項目內容都是可編輯的頁面-我們可以打開頁面加以編輯頁面內更詳細的內容。
建構一個資料庫來管理個人的日常生活
首先向大家展示我用TABLE所建立的”每日事項”
在表格內我設定了項目、日期、進度、類型、附註等欄位名稱。
我將每天的行程一一排入在這個表格中，當鼠標移到項目內容時，會顯示”OPEN”指令。
點擊”OPEN”即可打開此項目內容的頁面，進一步編輯頁面內的資料。
同樣的我們也可以為每個頁面添加”圖標”即”封面”。
Create a database建立資料庫
以下說明建立資料庫的幾種方法:
- 在工作區中新增一個頁面，然後從這個空白頁面的灰色菜單中選擇所需要的資料庫類型。
- 鍵入/ slash然後輸入所需要的資料庫類型(例如:TABLE、BOARD等) ，在現有頁面內創建資料庫頁面選擇整頁模式。
- 通過鍵入/ 然後輸入所需的資料庫類型，在頁面內聯創建資料庫，選擇嵌入式模式。
以下我們實際來建立一個TABLE的資料庫。
打開頁面後設定標題名稱為”每日事項”，在頁面的資料庫選項中選擇Table的資料格式。
第一欄至第三欄已經預設了欄位名稱及欄位的屬性，我們可依個人需求更改為適用的欄位名稱及屬性。
我依序在第一欄輸入”項目”；第二欄輸入”日期” 並選擇”多重選單“的”Date”。
第三欄輸入”進度” 並選擇”文件及媒體“選單內的select
第四欄我點選”+”號 ，輸入新的欄位名稱為”類型”
並選擇屬性為”本文“選單內的select
在第五欄我新增”附註”的欄位名稱
屬性選擇本文選單內的text
當我們將表格內的欄位建立完成後 即可開始輸入表格內容
第一欄 “項目”下的每個內容名稱都是一個頁面的標題
日期的屬性因為已經設定為”Date”因此會彈出notion內建的月曆
提供我們選擇每項任務的日期
倘若開啟”結束日期”也可設定項目執行的”開始到結束”的這一段時間
點選”提醒”可看到預設的提示時間
若打開”包含時間”則會顯示預設的時間點
我們可以指定項目執行的時間點後再點擊”提醒”
則會彈出更詳細的預設選單
第三欄的”進度”因為已經設定了select的選單屬性
每輸入一個新的”進度”選項 會自動的記錄下來
我先後輸入已完成、進行中、未完成及預定…等四個選項
第四欄的”類型”屬性也是select
目前僅輸入工作、學習、其它…等三個類型的選項
未來若增加新的類型也會自動存入選單中
第五欄的屬性雖然是設定為”本文”
我們可用@指令來指定頁面page、人員person、日期date、提醒remind等功能
Properties
Basic Properties屬性
接著我們來了解一下表格內欄位屬性的設定。
當我點選”屬性”功能時，可看到設定的欄位名稱。切換右邊的開關能隱藏或顯示部分的欄位，但唯有第一欄的”項目”名稱無法隱藏或更改屬性的設定。
點擊”+Add Properties可增加一個欄位，在此可設定欄位名稱及其屬性；也可點擊欄位左側的6個黑點更改欄位屬性或隱藏、複製、刪除此欄位。
Edit property values 編輯屬性
放入屬性的任何數據稱為值 每種類型的屬性 編輯的方式都不同以下有幾個例子。
- 可對”選擇”和”多選”屬性 添加標籤 鍵入內容後 按ENTER。顏色是隨機分配的。
- 可以根據需要添加更多的標籤選項
- 編輯標籤名稱和顏色 單擊選單欄位內的的字元 將鼠標懸停在任何屬性上時出現右側的三個黑點圖標 即可選擇顏色 或將其刪除。
- 可通過抓住標籤左側的六個黑點圖標並拖動來重新排序標籤。
Add a filter
設定篩選條件Filter- Add afilter
倘若我們只想讓行事曆顯示某些特定的內容時，可設定篩選的條件。
例如我只想看到表格內”工作”的項目時，可選擇Filter（篩選）指令，並在選項內選擇”類型”is”工作”。如此行事曆就會隱藏”工作”以外的項目。
倘若要還原表格只要再點擊「filter」指令，並點擊篩選條件旁的三個黑點內的remove即可。
Databast的五種視角-Create a view
Notion 最棒的功能之一，就是同一個 Database 可以用五種不同的呈現方式 (view) ，並加入各種屬性、標籤、運算，很適合整理大量資料。
- Table-表格資料庫
- Board-看板資料庫
- Gallery-畫廊資料庫
- List-清單資料庫
- Calendar-月曆資料庫
CALENDER
我們若要將表格模式以”行事曆”calendar view的視角顯示，可點擊上方”每日事項內”的「新增視角」Add a view；輸入名稱後點選”行事曆calendar view”，如此每日事項就可同時以”行事曆calendar view”的視角顯示。
BOARD
我們同時再新增”看板BOARD”視角來做一下比較。點選Add a view後 輸入”進度看板”的名稱，接著點擊”看板board”後「建立create」，就可以一覽所有項目的”執行進度”。
在此進度看板的模式下，若某個事項的狀態已經變動，我們可將”它”拖曳到各自的進度下即可。例如我們可將預定完成卻過期未完成的事項移至未完成的看板下面，只要以鼠標拖拉BOARD即可移動看板。
LIST
另外我們若要列出所有頁面名稱的資料模式，可以點擊新增視角後，輸入list的名稱為”項目頁面”再點擊”create”，即可列出所有項目的頁面，方便查詢閱讀。
GALLERY
最後我要介紹一下縮圖選單”Gallery”。
縮圖選單可針對我們要以圖片的方式建立資料庫時的應用。好比在我的行事曆內預定每週要觀賞2至3支影片，我可設定縮圖資料庫的篩選條件為”類型”內的”影片賞析”，如此我們的縮圖選單內就只會顯示這個月所排定觀賞的影片，方便我進一步檢視分析影片的內容。
以上所介紹的是Notion基本資料庫的應用
在下一個單元我將會介紹資料庫進階的應用功能，我們下一集再見。